Prozesse
Prozesse in Studium und Lehre
Eine wichtige Säule der Qualitätssicherung und -entwicklung ist die Sicherstellung von geregelten, transparenten und zielführenden Abläufen innerhalb der OVGU, bspw. bei der Einführung neuer Studiengänge oder der Durchführung der Lehrveranstaltungsevaluation. Die grundlegenden Schritte, die zur Regelung der Abläufe nötig sind, werden im Prozessmanagement gebündelt: Dies beinhaltet vor allem die Identifikation, Gestaltung, Dokumentation und Bereitstellung der wesentlichen Prozesse in Bereich Studium und Lehre. So kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligte transparent über Arbeitsabläufe informiert sind, d.h. jede Person weiß, welche Aufgaben, Rechte und Pflichten sie im Zuge eines bestimmten Ablaufs wann übernehmen. Zudem werden Gesamtzusammenhänge der Qualitätssicherung an der OVGU und dessen Teilprozessen sichtbar gemacht. Verbesserungen können durch die klaren Regelungen schnell umgesetzt werden, sodass eine kontinuierliche Qualitätsentwicklung gewährleistet ist. Durch die Dokumentation und Aufbereitung der Prozesse in einem umfassenden Prozessmanagementsystem entstehen somit folgende Vorteile:
- Sicherung und transparente Aufbereitung des Organisationswissens
- schnellere Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen
- kürzere Rüstzeiten bei Nicht-Routine-Prozessen und geringerer Beratungsaufwand
- bereichsübergreifendes Verständnis von Abläufen
- Aufzeigen und Nutzbarmachung eigener Stärken
- Diskussionsgrundlage und Werkzeug für Weiterentwicklung von Prozessabläufen.
Darstellung der Prozesse
Absolut unerlässlich für das Verständnis und eine erfolgreiche Dokumentation von Prozessen ist eine gleichbleibende Darstellung. Zu diesem Zweck nutzt die OVGU die standardisierte "Business Process Model and Notation" (BPMN 2.0). Der Schwerpunkt der BPMN liegt auf der Notation, d. h. auf der grafischen Darstellung von Prozessen. Hierzu wird eine Reihe bestimmte Symbole und Konnektoren genutzt. BPMN definiert die Semantik der Symbole und gibt auch eine gewisse Anordnung dieser vor. Die Vorteile der Notation ist neben den standardisierten Symbolen und der Anschaulichkeit auch bei komplexen Prozessen, dass Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar dargestellt werden. Informationen zur Interpretation der Symbole finden sich auf der Webseite der BPMN sowie in dieser Kurzanleitung.
Alle Prozesse an der OVGU werden im Prozessportal gesammelt dargestellt und sind nach Login für alle Universitätsangestellten einsehbar.
Ausgewählte Prozesse in Studium & Lehre haben wir hier direkt zusammengestellt.