3. Dokumentation und Berichtswesen
Um die Qualitätssicherung und –entwicklung horizontal wie vertikal zu verzahnen, hält das QES eine Berichtskette vor. Diese führt den Informationsfluss aus den Fakultäten in die Studium und Lehre zentral verantwortenden Gremien hinein fort. Auf diese Weise können die Fakultäten einerseits die Entwicklungsarbeit an den Studiengängen transparent dokumentieren und fakultätsübergreifend darstellen sowie einen kollegialen Austausch über die Fakultäten hinweg anregen. Andererseits können die zentralen Verantwortlichen für Studium und Lehre evaluieren, inwiefern die Fakultäten die durch das QES gesetzten Qualitätskriterien, Instrumente und Prozesse umsetzen. Insbesondere der fakultätsübergreifende Austausch ist evident für die interdisziplinäre Studiengangsgestaltung und -entwicklung an der OVGU, da kein Studiengang ohne Lehrimporte anderer Fakultäten existiert. Auch ähneln sich Strukturen und Herausforderungen über Fakultätsgrenzen hinweg. Der Austausch in der KSL kann beispielsweise Verfahren und Maßnahmen, die in einem Studiengang oder einer Fakultät entwickelt wurden, für andere überhaupt erst sichtbar machen.
In einem bottom-up angelegten Verfahren berichten die Studiendekane und –dekaninnen der KSL schriftlich und anlassbezogen (aber mindestens jährlich) über die wesentlichen Entwicklungsprozesse in Studium und Lehre und die Auseinandersetzung mit den Qualitätskriterien, zu dem der/die ZQB Stellung nehmen kann. Die KSL versteht sich insofern nicht nur als beschlussvorbereitende Senatskommission für Abstimmungen zu beispielsweise Curricula und Lehrexporten, sondern auch als Ort der inhaltlichen Diskussion von Aspekten der Hochschulentwicklung, -didaktik und -forschung. Auf Basis der Berichte aus den Fakultäten informiert der Prorektor bzw. die Prorektorin für Studium und Lehre ebenfalls anlassbezogen, mindestens aber jährlich den Senat. Das Rektorat als inhaltlicher und organisatorischer Leitungsapparat erstattet wiederum jährlich Bericht an das zuständige Ministerium.
Die universitätsinterne und –externe Öffentlichkeit wird ebenfalls jährlich über die Verfahren und Resultate der Qualitätssicherung und –entwicklung informiert. Zu diesem Zweck bringt die OVGU im Namen des Prorektors/ der Prorektorin für Studium und Lehre seit 2016 einen Jahresbericht Studium und Lehreheraus, in welchem die OVGU über relevante Entwicklungen und Ereignisse in diesem Bereich berichten. Die Themenauswahl bleibt den Fakultäten überlassen, kann aber jederzeit durch das Sachgebiet Qualitätssicherung, welches die Herausgabe koordiniert, unterstützt werden.